Tính sổ Đại hội "Bắc Cali 2000"

Nhật ký

·18 th. 08, 1999 :Tình cờ tìm thấy, liền tức tốc ký hợp đồng tạm và đóng tiền cọc giữ chỗ phòng họp tại Cupertino Community Center.

·28 th. 08, 1999 :THĐL Bắc Cali họp mặt, thảo luận chương trình, dự trù tài chánh, quyết định chọn Cupertino Community Center. Thành lập ban phụ trách phối hợp tổ chức.

·Tháng 9, 1999 : Mở trang nhà (web page) "Bắc Cali 2000" trên mạng lưới toàn cầu (internet) phổ biến tin tức liên quan đến Đại hội, địa chỉ

§http://www.geocities.com/bcali_2000

·25 th. 12, 1999 :Ban tổ chức họp bàn công tác chuẩn bị, thảo thư mời, tờ hướng dẫn và phiếu ghi danh.

·23 th. 01, 2000 :Họp mặt tất niên THĐL Bắc Cali. Báo cáo tình hình gây quỹ, thảo luận chương trình Đại hội.

·08 th. 02, 2000 :Giữ 22 phòng tại khách sạn Best Western San Jose Lodge.

·23 th. 02, 2000 :Hợp đồng với hãng xe Hertz để được áp dụng giá thuê mướn đặc biệt cho thân hữu phương xa đến tham dự.

·05 th. 03, 2000 :Gửi thư mời, phiếu ghi danh và bản hướng dẫn tới hơn 400 thân hữu khắp nơi. Ấn định hạn chót ghi danh là 20/4/2000

·25 th. 04, 2000 :Ký hợp đồng với AnSon World Travel and Tours thuê bao 2 xe bus loại 50 chỗ ngồi, tổ chức du ngoạn Sequoia and King Canyon Park và Yosemite National Park 2 ngày 3 và 4 th. 7, 2000.

·26 th. 04, 2000 :Giữ thêm phòng tại khách sạn Vagabond Inns.

·01 th. 05, 2000 :Gửi thư xác nhận và bản hướng dẫn đến các thân hữu đã ghi danh sẽ tham dự họp mặt.

·29 th. 05, 2000 :Họp mặt THĐL Bắc Cali, thảo luận chi tiết chương trình ngày Đại hội và chương trình du ngoạn, phân công cụ thể, báo cáo tài chánh, quyết định làm T-shirt gây quỹ.

·02 th. 06, 2000 :Ký hợp đồng với cơ sở DL Promo Specialties ở Texas đặt làm 200 áo T-shirt.

·13 th. 06, 2000 :Ký hợp đồng với State Farm Insurance, mua bảo hiểm trách nhiệm dân sự (special event liability) cho buổi họp ngày 2/7/2000 với mức bồi thường $500,000.

·28 th. 06, 2000 :Hoàn tất phân công đón rước thân hữu từ xa đến bằng đường hàng không.

·29 th. 06, 2000 :Đón thân hữu đầu tiên đến tham dự Đại hội.

·09 th. 07, 2000 :Tiễn thân hữu sau cùng rời Bay Area.

·21 th. 08, 2000 :Lập báo cáo tổng kết gửi đến THĐL Bắc Cali.

·04 th. 09, 2000 :Họp mặt THĐL Bắc Cali đúc kết việc tổ chức Đại hội.

Những con số thống kê

Có 3 thân hữu rất tha thiết muốn đến với Đại hội nhưng điều kiện sức khoẻ không cho phép, đã gọi điện thoại hoặc viết thư bày tỏ ước muốn tham dự là cụ th/h Chu Hoành ở Bắc Cali, th/h Vĩnh Kỳ ở Texas và th/h NT Từ tức nội tướng th/h TV Phúc ở Virginia.

Có 41 gia đình tham gia chương trình du ngoạn, gồm 85 người lớn và 3 trẻ em. Sử dụng 2 xe bus lớn loại 50 chỗ ngồi. Con số này gấp đôi số ước tính ban đầu của ban tổ chức.

Những cái nhất và những cái hi hữu

Từ xa nhất lái xe hơi đến dự hội : anh chị th/h NT Sơn và BT Xuân Lan từ Calgary, Canada. Chặng đường dài hơn 2000 miles, băng ngang nhiều tiểu bang Mỹ và Canada, đi ròng rã 2 ngày trời.

Th/h NH Minh là tham dự viên cao niên nhất. 

Tham dự viên nhỏ tuổi nhất : cháu Trịnh Hà Mi (Kyra), cháu ngoại gái của tôi, 9 tuần lễ tuổi. Xem chừng cháu cũng thích họp mặt nên không hề quấy khóc trong suốt khoảng thời gian có mặt gần 4 tiếng đồng hồ.

Những thân hữu nạn nhân của tình trạng máy bay trễ nãi và nạn kẹt xe :

Th/h NN Đạt bị trễ máy bay lâu nhất : ngày đi ghi trên vé máy bay là 1/7, mãi đến 2:30 trưa hôm sau, 2/7 mới tới phi trường San Francisco. 

Nội tướng th/h LV Xừng là người lo lắng nhiều nhất : chuyến bay bị trễ nửa ngày, phải đổi phi trường, khi đến San Jose thì hành lý đi theo chuyến bay khác, qua chiều hôm sau mới tới.

Th/h LM Châu gặp tình trạng bối rối nhất : chuyến bay trễ, đến phi trường San Francisco lúc nửa khuya, không kịp thông báo với người đón là th/h LC Huấn. May sao gặp th/h Võ Hương ra đón th/h LC Hùng cũng đến phi trường vào giờ đó, nên được anh Hương đưa về nhà trú qua đêm. 

Th/h NX Giễm nếm mùi kẹt xe kỷ lục của vùng Bay Area : đến phi trường San Jose từ 21:50 tối 30/6, mãi tới 2:00 sáng ngày mùng 1/7 mới về được khách sạn. Anh chị th/h PT Đồng đã phải mất hơn 5 tiếng đồng hồ để vào phi trường đón và đi một đoạn đường dài chưa tới 1 mile từ phi trường về khách sạn, mà thường khi chỉ mất không đầy 5 phút xe, hoặc đi bộ dù nhởn nhơ cũng chỉ mất nửa tiếng.

Ngày 2/7 có mặt sớm nhất tại nơi họp là anh chị th/h NC Việt, NN Ánh và th/h NV Lộc, phụ trách gắn banner Đại hội. Các anh chị cũng là người sau cùng rời nơi họp sau khi chờ tháo gỡ banner.

Người có đôi tay khoẻ nhất là th/h PT Út. Chị phụ trách món tráng miệng với 12 trái dưa hấu. Hôm trước mua từ chợ đem ra xe hơi, cất về nhà. Hôm sau từ nhà chất lại lên xe, khuân từ bãi đậu xe vô nhà bếp nơi họp, bổ rồi cắt miếng và sắp xếp ra đĩa.

Xe chở trọng tải nặng nhất là của th/h NG Hùng. Anh chị NG Hùng phụ trách mua nước uống, và phụ tùng bữa ăn, đĩa chén, ly, khăn cùng với hoa và bánh cake. Tổng cộng 45 chai nước ngọt loại 2 gallons và các món khác phải mất nhiều chuyến mới mua và chuyên chở hết.

Người tham dự du ngoạn "gân" nhất: th/h NX Thu đã vào lứa tuổi thất thập. Anh chị th/h NX Thu cũng là người đến từ xa nhất tham gia du ngoạn.

Gia đình th/h NI Chúc tham dự du ngoạn đông đảo nhất : 11 người lớn và 3 trẻ em.

Câu nói được coi là "xạo" nhất : "Tôi sinh ra miệng ăn thì có, miệng nói thì không" của th/h HG Thụy trong bài nói chuyện mở đầu buổi sinh hoạt.

Những cái hay và những cái độc đáo

Những cái dở và những cái thiếu sót

Những bài học

Theo hợp đồng thuê mướn, City of Cupertino là cơ quan quản lý phòng họp không chịu trách nhiệm về mọi tai nạn sảy ra cho các tham dựï viên ngoại trừ vì lý do hỏa hoạn hoặc thiên tai. Ban tổ chức đã mua một bảo hiểm trách nhiệm dân sự với số tiền bồi thường tối đa là $500.000.

3.Khách sạn : nên đặt giữ chỗ càng sớm càng tốt.

Tiêu chuẩn đề ra phải là khu an ninh, không xa nơi họp, thuận tiện đi lại tới các tiệm ăn Việt Nam, giá cả phải chăng nhưng chất lượng không quá tệ. San Jose là thành phố lớn, khách sạn không thiếu, nhưng vào dịp lễ Độc lập July 4^th, việc giữ chỗ cùng một lúc 2, 3 chục phòng không dễ, huống hồ còn phải đạt các tiêu chuẩn nói trên. Sau nhiều ngày thăm dò qua điện thoại và trên internet ban tổ chức chọn được khách sạn Best Western San Jose Lodge gần khu trung tâm thành phố. 

Ước tính số người tham dự để giữ đủ phòng cũng là 1 vấn đề cần lưu ý. Ngày 8 th/h 2, 2000 đặt giữ chỗ tất cả số 22 phòng còn trống của khách. Sau khi có số ghi danh chính thức, số phòng trên không đủ phải lấy thêm phòng ở một khách sạn khác. 

4.Du ngoạn : nếu có thể nên đi dò đường trước, có tính giờ để nắm vững thời khóa biểu, và giờ giấc di chuyển giữa những địa điểm trên lộ trình thăm viếng.

Chương trình du ngoạn được hợp đồng với công ty AnSon World Travel and Tours. Nơi đây hàng tuần vẫn tổ chức bán vé du ngoạn 2 ngày có ngủ đêm ở Fresno, ngày đầu đi Hearst Castle và ngày thứ nhì đi Yosemite. Ban tổ chức dự trù thuê bao nguyên chuyến, nên đã hợp đồng thay đổi lộ trình để thay Hearst Castle bằng Sequoia King Canyon National Park là một địa danh nổi tiếng với những cây redwood sống hàng ngàn năm. Đây là một chọn lựa sai lầm vì Sequoia King Canyon National Park không phải là nơi mà công ty AnSon thường xuyên tổ chức du lịch nên họ không nắm vững thời khắc biểu, giờ giấc di chuyển. Kết quả là thời gian dừng chân tại mỗi nơi không đủ để ngoạn cảnh thoải mái, suốt một ngày đầu chỉ có chạy và xếp hàng để đi vệ sinh! Hôm sau đi Yosemite đúng với lộ trình thường xuyên của họ nên giờ giấc được phối hợp chính xác hơn. Cũng may là do đề nghị trước đó của 1 thân hữu, 2 bữa ăn trưa được chuẩn bị theo hình thức lunch box nên giảm thiểu được thời gian xếp hàng chờ mua thức ăn riêng lẻ. Riêng bữa ăn tối 3/7 được đặt trước tại nhà hàng Fu Mei ở Fresno thì hầu như đã thỏa mãn bao tử của mọi người.

5.Thư mời và phiếu ghi danh

Nếu không có nhu cầu cần đúc kết con số sớm, ví dụ để hợp đồng tổ chức du ngoạn, đóng tiền giữ chỗ ăn ở, v.v... thì nên dành cho thân hữu rộng rãi thì giờ trả lời ghi danh vì hàng năm vào khoảng tháng 4, 5 các hãng máy bay thường có những chương trình giảm giá tiết kiệm được khá nhiều.

Nguyễn Trọng Dũng

(Những ghi chép trên đây có thể còn nhiều thiếu sót, xin các bạn vui lòng bổ túc)